Schutz Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten

Die Zeiterfassung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Personalmanagements in modernen Unternehmen. Gleichzeitig erfordert die Erfassung sensibler Mitarbeiterdaten ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit, um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewährleisten. Zusätzlich müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme auch bei unerwarteten Ausfällen zuverlässig funktionieren.

In diesem Artikel beleuchten wir, wie Unternehmen den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten sicherstellen und welche Lösungen für Datensicherheit und Ausfallschutz in modernen Zeiterfassungssystemen wie Zeitstrom integriert sind.

1. Schutz sensibler Mitarbeiterdaten bei der Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme sammeln wichtige und persönliche Informationen, wie Arbeitszeiten, Pausenzeiten und in manchen Fällen auch standortbezogene Daten. Diese sensiblen Informationen müssen besonders gut geschützt werden, um sicherzustellen, dass sie nicht in die falschen Hände geraten und den Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Datenschutz nach DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Unternehmen sorgfältig mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter umgehen. Hier sind einige der wichtigsten Aspekte, die bei der Zeiterfassung beachtet werden müssen:

• Datenminimierung: Es dürfen nur die notwendigen Daten erhoben werden. Systeme wie Zeitstrom beschränken sich auf die Erfassung von Daten, die für die Zeiterfassung und Abrechnung relevant sind. Unnötige Zusatzinformationen werden vermieden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
• Zweckbindung: Die erhobenen Daten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie erhoben wurden. Bei der Zeiterfassung bedeutet das, dass die Daten ausschließlich zur Erfassung und Abrechnung von Arbeitszeiten verwendet werden.
• Transparenz: Mitarbeiter müssen wissen, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter umfassend über die Nutzung der Zeiterfassung informieren und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Daten einzusehen.

Verschlüsselte Datenübertragung und Server in Deutschland

Um den unbefugten Zugriff auf Zeiterfassungsdaten zu verhindern, muss die Datenübertragung verschlüsselt erfolgen. Zeitstrom nutzt moderne Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass alle Daten während der Übertragung und Speicherung sicher sind.

• SSL-Verschlüsselung: Die Kommunikation zwischen den Zeiterfassungsterminals, mobilen Geräten und dem zentralen Server erfolgt über eine SSL-verschlüsselte Verbindung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, wenn sie über das Internet übertragen werden.
• Server in Deutschland: Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet, was die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien gewährleistet. Dies garantiert nicht nur höchste Datensicherheit, sondern gibt den Unternehmen die Gewissheit, dass ihre sensiblen Informationen nach den strengsten Datenschutzstandards verarbeitet werden.

Zugangsbeschränkungen und Rollenverteilung

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Datenschutzes ist die Kontrolle darüber, wer auf welche Daten zugreifen kann. Zeitstrom Premium bietet ein mehrstufiges Zugriffsmanagement, bei dem nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

• Rollenspezifische Zugriffsrechte: Administratoren, Abteilungsleiter und Mitarbeiter haben jeweils nur Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Das minimiert das Risiko, dass unbefugte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen.

2. Lösungen für Datensicherheit und Ausfallschutz in Zeiterfassungssystemen

Ein stabiles und zuverlässiges Zeiterfassungssystem ist nicht nur für die Datensicherheit wichtig, sondern auch für die Aufrechterhaltung des Betriebs. Ausfälle oder Datenverluste können erhebliche Störungen verursachen und zu finanziellen Einbußen führen. Daher sind Ausfallschutz und Datensicherungsmechanismen essenziell.

SaaS-Modell: Minimale Anforderungen an Kundeninfrastruktur

Zeitstrom Premium ist ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, was bedeutet, dass Kunden keine eigene IT-Infrastruktur betreiben oder sich um Updates und Wartung kümmern müssen. Alle technischen Aspekte, einschließlich Sicherheitsupdates und Backups, werden vollständig von uns übernommen.

• Keine Infrastrukturwartung: Unternehmen müssen keine eigenen Server betreiben oder komplizierte Software-Installationen durchführen. Alles wird über die Cloud bereitgestellt, was den Aufwand auf Kundenseite minimiert.
• Automatische Updates: Kunden profitieren automatisch von den neuesten Features und Sicherheitsupdates, ohne dass sie selbst tätig werden müssen.

Regelmäßige Datensicherung (Backup)

Ein robustes Zeiterfassungssystem sollte regelmäßig Backups der erfassten Daten erstellen. So kann im Falle eines technischen Problems oder Datenverlusts schnell auf eine gesicherte Version zugegriffen werden.

• Automatisierte Backups: Zeitstrom Premium erstellt regelmäßig automatisierte Backups aller erfassten Daten, sodass jederzeit eine Sicherungskopie verfügbar ist. Diese Backups werden sicher gespeichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Redundanz und Ausfallsicherheit

Ein modernes Zeiterfassungssystem muss sicherstellen, dass auch im Falle eines Systemausfalls die erfassten Daten nicht verloren gehen. Dies wird durch Redundanz und zusätzliche Maßnahmen zur Ausfallsicherheit gewährleistet.

• Offline-Funktionalität: Die GEN5 Terminals von Zeitstrom sind so konzipiert, dass sie auch bei einem vorübergehenden Netzwerkausfall weiterhin die Arbeitszeiten erfassen können. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, werden die zwischengespeicherten Daten automatisch an den Server übermittelt. Dies gewährleistet, dass es bei Netzwerkausfällen nicht zu Datenverlusten kommt.
• Server-Redundanz: Zeitstrom nutzt eine redundante Server-Infrastruktur, um sicherzustellen, dass die Daten auch bei einem Ausfall eines Servers weiterhin verfügbar sind. Dies minimiert Ausfallzeiten und gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit des Systems.

Schutz vor Cyberangriffen

Mit zunehmenden Cyber-Bedrohungen ist der Schutz vor Hackerangriffen und Datenlecks ein wichtiger Bestandteil jedes modernen Zeiterfassungssystems. Zeitstrom setzt auf fortschrittliche Sicherheitsmechanismen, um das System vor Angriffen zu schützen.

• Firewall und Intrusion Detection: Um unbefugten Zugriff zu verhindern, ist das System durch Firewalls geschützt. Zudem werden Intrusion-Detection-Systeme eingesetzt, die verdächtige Aktivitäten erkennen und frühzeitig Alarm schlagen.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Zeitstrom wird regelmäßig mit Sicherheitsupdates versorgt, um sicherzustellen, dass das System vor den neuesten Bedrohungen geschützt ist.

Fazit

Der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und die Gewährleistung von Ausfallsicherheit sind wesentliche Anforderungen an jedes moderne Zeiterfassungssystem. Zeitstrom bietet eine umfassende Lösung, die sowohl den Anforderungen der DSGVO gerecht wird als auch durch verschlüsselte Datenübertragung, mehrstufige Zugriffsrechte und automatisierte Backups höchste Datensicherheit bietet. Durch das SaaS-Modell, bei dem alle technischen Aspekte wie Updates und Infrastruktur übernommen werden, sowie die Offline-Funktionalität und redundante Infrastruktur, wird auch der Ausfallschutz sichergestellt.

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