Investitionen, die sich auszahlen

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems kann auf den ersten Blick eine erhebliche Investition darstellen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Doch die langfristigen Vorteile, die mit einer präzisen Zeiterfassung einhergehen, übertreffen die Kosten oft bei Weitem. Von einer besseren Organisation der Arbeitszeiten über die Vermeidung von Zeitdiebstahl bis hin zu einer effizienteren Nutzung der Arbeitsstunden – eine professionelle Zeiterfassungslösung trägt maßgeblich zur Steigerung der Produktivität und letztendlich zum Unternehmenserfolg bei.

In diesem Artikel erklären wir, wie man die Investition in Zeiterfassungssysteme rechtfertigt, und zeigen anhand einer Berechnung, wie Unternehmen den Return on Investment (ROI) messen können.

1. Wie man die Investition in Zeiterfassungssysteme rechtfertigt

Ein professionelles Zeiterfassungssystem wie Zeitstrom oder die GEN5 Terminals mag zunächst wie eine zusätzliche Ausgabe erscheinen, doch es lohnt sich, die langfristigen Einsparungen und Effizienzgewinne zu berücksichtigen. Hier sind einige Aspekte, die Unternehmen bei der Rechtfertigung dieser Investition berücksichtigen sollten:

Zeitersparnis für Verwaltung und Lohnabrechnung

Die manuelle Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit einer automatisierten Lösung entfallen die händischen Eingaben, wodurch die Personalabteilung und das Management erheblich entlastet werden.

• Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Die automatisierte Zeiterfassung eliminiert die Notwendigkeit, Arbeitszeiten manuell zu erfassen und zu kontrollieren. Dies spart pro Mitarbeiter durchschnittlich 1-2 Stunden administrativen Aufwand pro Monat.
• Genaue Lohnabrechnung: Fehlerhafte Arbeitszeiterfassungen führen oft zu falschen Gehaltszahlungen, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Eine automatisierte Lösung gewährleistet eine exakte Abrechnung und reduziert potenzielle Konflikte zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung.

Vermeidung von Zeitdiebstahl und Fehlzeiten

Ein häufiges Problem in Unternehmen ohne automatisierte Zeiterfassung ist der sogenannte Zeitdiebstahl, bei dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten bewusst oder unbewusst falsch erfassen. Auch unbemerkte Fehlzeiten oder verlängerte Pausen können die Produktivität mindern.

• Zeitstrom und die GEN5 Terminals bieten eine lückenlose und präzise Erfassung der Arbeitszeiten, was Zeitdiebstahl nahezu unmöglich macht. Dies führt zu einer faireren Abrechnung und spart dem Unternehmen Kosten, die durch ungenau erfasste Arbeitszeiten entstehen könnten.

Optimierte Nutzung der Arbeitszeit

Durch die Erfassung und Analyse der Arbeitszeiten können Unternehmen Muster und Engpässe in der Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter erkennen und entsprechend darauf reagieren. Dies führt zu einer besseren Planung und einer effizienteren Nutzung der Arbeitszeit.

• Bessere Auslastung der Mitarbeiter: Die Analyse der erfassten Arbeitszeiten hilft, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu optimieren. Unternehmen können so die Produktivität steigern, indem sie ihre Ressourcen gezielt einsetzen.

2. Berechnung des Return on Investment (ROI) von Zeiterfassungslösungen

Die Berechnung des Return on Investment (ROI) eines Zeiterfassungssystems hilft, die finanziellen Vorteile der Investition messbar zu machen. Dabei wird der Gewinn oder Nutzen, den ein Unternehmen durch das Zeiterfassungssystem erzielt, den Kosten gegenübergestellt.

ROI-Formel

Die einfache Formel für den ROI lautet:

Der Nutzen bezieht sich auf die Einsparungen und Gewinne, die durch das System erzielt werden, während die Kosten die Gesamtausgaben für das Zeiterfassungssystem darstellen.

Beispielrechnung für Zeitstrom Premium und die GEN5 Mini Terminals

Nehmen wir an, ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern entscheidet sich für die Einführung von Zeitstrom Premium und installiert 5 GEN5 Mini Terminals zu je 299 Euro, was eine Anschaffungssumme von 1.495 Euro ergibt. Das monatliche Abonnement für die Nutzung von Zeitstrom Premium kostet 3 Euro pro Mitarbeiter, also 150 Euro pro Monat.

Jahreskosten:

• Anschaffungskosten der GEN5 Mini Terminals: 1.495 Euro
• Kosten für Zeitstrom Premium (12 Monate): 12 × 150 Euro = 1.800 Euro
• Gesamtkosten im ersten Jahr: 3.295 Euro

Nutzen:

• Einsparung von 1 Stunde Verwaltung pro Mitarbeiter/Monat: Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 25 Euro ergibt das eine monatliche Einsparung von 50 × 25 Euro = 1.250 Euro durch die eingesparte Verwaltungszeit.
• Vermeidung von Zeitdiebstahl und Überstunden: Angenommen, das Unternehmen vermeidet durch die lückenlose Erfassung von Arbeitszeiten 30 Minuten Fehlzeit pro Mitarbeiter und Woche. Bei einem Stundenlohn von 25 Euro ergibt das eine wöchentliche Einsparung von 50 × 12,5 Euro = 625 Euro. Dies führt zu einer monatlichen Einsparung von 1.250 Euro (Verwaltung) + 625 Euro (Fehlzeiten) = 1.875 Euro.

Jahresnutzen:

• Jährlicher Nutzen: 12 × 1.875 Euro = 22.500 Euro

ROI-Berechnung:

In diesem Beispiel hätte das Unternehmen im ersten Jahr einen ROI von 582%, was bedeutet, dass sich die Investition in das Zeiterfassungssystem in weniger als einem Jahr mehrfach auszahlt.

Langfristige Einsparungen

Nach der Anschaffung der Terminals sinken die jährlichen Kosten, da nur noch das Abonnement für Zeitstrom Premium anfällt. Die Einsparungen durch reduzierte Verwaltungsaufwände und die Vermeidung von Zeitdiebstahl führen langfristig zu einem noch höheren ROI.

Fazit

Die Investition in ein Zeiterfassungssystem wie Zeitstrom Premium oder die GEN5 Mini Terminals mag auf den ersten Blick eine zusätzliche Ausgabe darstellen, doch die langfristigen Einsparungen und Produktivitätsgewinne machen diese Investition zu einer lohnenden Entscheidung. Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten, die Vermeidung von Zeitdiebstahl und die Entlastung der Verwaltung können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Effizienz steigern.

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