Was Unternehmen bei der Zeiterfassung beachten müssen

Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur ein organisatorisches Tool, sondern auch ein rechtliches Muss. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019, das Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen, hat die Bedeutung von rechtskonformer Zeiterfassung stark zugenommen. Unternehmen, die sich nicht an die gesetzlichen Anforderungen halten, riskieren nicht nur Bußgelder, sondern setzen sich auch arbeitsrechtlichen Risiken aus.

1. Überblick über die Arbeitszeitgesetze in Deutschland

In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Höchstdauer der Arbeitszeit, Pausenregelungen und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Seit dem EuGH-Urteil sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen, um Verstöße gegen gesetzliche Arbeitszeitregelungen zu vermeiden.

Wichtige Vorgaben des ArbZG:

• Höchstarbeitszeit: Mitarbeiter dürfen nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten. In Ausnahmefällen kann die Arbeitszeit auf 10 Stunden verlängert werden, sofern innerhalb von sechs Monaten ein Ausgleich erfolgt.
• Pausenregelungen: Nach 6 Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens 30 Minuten gemacht werden. Ab 9 Stunden Arbeitszeit beträgt die Pause mindestens 45 Minuten.
• Ruhezeit: Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.

2. Das EuGH-Urteil und seine Auswirkungen

Das EuGH-Urteil von 2019 hat in Europa große Wellen geschlagen. Der Gerichtshof entschied, dass Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind, objektive, verlässliche und zugängliche Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Diese Systeme sollen sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden.

In Deutschland wird dieses Urteil durch die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit konkretisiert, was bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr auf Vertrauensarbeitszeit oder informelle Zeiterfassungssysteme setzen können. Eine lückenlose und transparente Dokumentation der Arbeitszeiten ist nötig, um im Falle von Kontrollen nachweisen zu können, dass die Arbeitszeitgesetze eingehalten werden.

3. Datenschutz bei der Zeiterfassung: Was Unternehmen beachten müssen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Zeiterfassung ist der Datenschutz. Arbeitszeiterfassungssysteme erfassen sensible Daten, wie Arbeitszeiten, Pausen und teilweise sogar Standortdaten (bei mobilen Zeiterfassungssystemen). Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden.

Wichtige Datenschutzaspekte:

• Datenminimierung: Es dürfen nur die Daten erfasst werden, die für die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung notwendig sind.
• Transparenz: Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erfasst werden und wie lange diese gespeichert werden.
• Zugriffsschutz: Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die erfassten Arbeitszeitdaten haben. Ein Mehrstufen-Zugriffsmanagement sollte eingeführt werden, um Missbrauch zu verhindern.
• Speicherfristen: Die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben notwendig sind. Nach Ablauf dieser Frist müssen sie sicher gelöscht werden.

4. Tipps zur rechtskonformen Zeiterfassung

Um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig datenschutzkonform ist, sollten Unternehmen einige Best Practices befolgen:

• Automatisierte Systeme nutzen: Ein automatisiertes Zeiterfassungssystem, wie Zeitstrom Premium, erfasst Arbeitszeiten exakt, lückenlos und manipulationssicher. Zudem werden alle Daten sicher gespeichert und lassen sich jederzeit abrufen.
• Regelmäßige Kontrollen durchführen: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob ihre Zeiterfassungssysteme korrekt funktionieren und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Mitarbeiter schulen: Es ist wichtig, dass Mitarbeiter über die geltenden Arbeitszeitregelungen und den Umgang mit dem Zeiterfassungssystem informiert sind. Schulungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass das System effizient genutzt wird.
• Rechtsberatung in Anspruch nehmen: Gerade bei komplexen Arbeitszeitmodellen (z. B. Schichtarbeit, flexible Arbeitszeiten) kann es hilfreich sein, sich von einem Anwalt oder einem Arbeitsrechtsexperten beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassung rechtskonform erfolgt.

Fazit

Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen eine zwingende Pflicht. Mit einem modernen und automatisierten Zeiterfassungssystem können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und des EuGH-Urteils einhalten, sondern auch den Datenschutz Ihrer Mitarbeiter wahren. Zeitstrom bietet eine rechtskonforme Lösung, die einfach zu implementieren ist und Ihnen hilft, gesetzliche Vorschriften ohne großen Aufwand zu erfüllen.

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